BUKU PANDUAN

Sistem manajemen forwarding terintegrasi untuk mengelola seluruh alur kerja perusahaan jasa freight forwarding — dari quotation hingga invoice, terintegrasi dengan Accurate Online.

Cara Login:

Buka https://kayocean.wasilah.digital

Masukkan Email dan Password

Klik tombol "Masuk"

Anda akan diarahkan ke Dashboard

Cara Logout:

Klik nama Anda di pojok kanan atas

Pilih "Keluar"

2. Alur Bisnis Utama

Berikut adalah alur dokumen dari awal hingga akhir:

📄

Quotation

📋

Sales Order

⚙️

Job Order

🛃

Customs

🚛

Trucking

🧾

Invoice

💳

Payment

✅

Closed

Status Flow Quotation:

DRAFT→

REVIEW→

APPROVED→

SENT→

ACCEPTED

Status Flow Job Order:

DRAFT→

CONFIRMED→

IN PROGRESS→

COMPLETED→

INVOICED→

CLOSED

3. Dashboard & Widget

Dashboard Personal

Setiap user memiliki dashboard sendiri yang bisa dikustomisasi. Tambahkan widget sesuai kebutuhan kerja Anda.

Cara Kustomisasi Dashboard:

Buka menu Dashboard (halaman utama setelah login)

Klik tombol "+ Tambah Widget" di pojok kanan atas

Panel widget akan muncul — pilih widget yang ingin ditampilkan

Widget yang aktif ditandai ✓ biru — klik lagi untuk menonaktifkan

Untuk menghapus widget: hover di widget → klik icon X di sudut kanan atas

Klik "Reset Default" untuk mengembalikan ke layout default sesuai role Anda

Preferensi widget tersimpan otomatis per user

Widget yang Tersedia:

📊 KPI Cards

JO Aktif, Revenue, Profit Margin, Pending Approval, Total Customer, Outstanding AR

📈 Grafik & Chart

Revenue Bulanan, Trend Profit, Distribusi Layanan, Perbandingan Cabang, Top Customer, Status JO

📋 List Data

JO Terbaru, ETA Mendatang, Ringkasan Cabang

⚠️ Alert

Perhatian Diperlukan, Invoice Overdue

Default Widget per Role:

Role	Default Widgets
Owner	Semua KPI + 4 Charts + JO List + Alerts + Branch Summary
Branch Manager	4 KPI + Revenue Chart + Service Chart + JO + Alerts
Finance	Revenue, Profit, Outstanding AR + Profit Trend + Overdue Invoice
Sales/CSO	JO Aktif, Customer + Top Customer Chart + JO List

4. Sales Quotation

Tujuan

Membuat penawaran harga resmi kepada pelanggan untuk jasa forwarding.

Prosedur:

Buka menu Operasional → Quotation → klik "Buat Quotation"

Pilih Pelanggan dari dropdown (data dari Accurate Online)

Isi Service Type: Sea Freight / Air Freight / Domestic

Isi Origin dan Destination

Isi Rate Details — tabel harga per item (Freight, THC, Handling, dll)

Isi Terms & Conditions (payment terms, exclusions)

Klik "Save Draft" untuk menyimpan

Klik "Kirim ke Review" → status berubah ke REVIEW

Manager akan menerima notifikasi di 🔔 untuk approve

Setelah APPROVED → kirim ke customer

Jika customer setuju → klik "Konversi ke Job Order"

Penanggung Jawab:

Sales:Membuat & mengirim quotation

Manager:Review & approve quotation

5. Sales Order

Tujuan

Mengkonfirmasi order dari pelanggan berdasarkan quotation yang disetujui.

Dari Quotation APPROVED → klik "Konversi ke Job Order"

Atau buka menu Sales Order → "Buat Sales Order"

Data otomatis ter-import dari Quotation

Lengkapi Payment Terms dan PO Number customer

Assign Traffic Officer dan Vendor

Submit for Approval → Manager approve

6. Job Order

Penting

Job Order adalah dokumen eksekusi operasional — digunakan oleh tim traffic/operations untuk menjalankan pengiriman.

Milestone JO:

✅JO Created

✅Booking

✅Cargo Ready

⏳Customs

⏳Departed

⏳Arrived

⏳Delivered

⏳Closed

Cara Update Status:

Buka detail Job Order

Klik tombol "Update Status"

Pilih status baru dari dropdown

Tambahkan catatan (opsional)

Klik "Update" — milestone otomatis ter-update

7. Custom Clearance

Import (PIB):

Buka JO → section Customs

Isi data importir, NPWP, API Number

Hitung PDRI (Bea Masuk + PPN + PPh22 + PNBP)

Bayar PDRI via billing code

Daftarkan PIB ke KPPBC

Tunggu jalur pabean: 🟢 Hijau / 🟡 Kuning / 🔴 Merah

Jika Hijau → SPPB terbit otomatis

Jika Merah → jadwalkan pemeriksaan fisik

Update status clearance di sistem

🟢 Hijau

Langsung release

🟡 Kuning

Cek dokumen

🔴 Merah

Pemeriksaan fisik

🔵 MITA

Prioritas

8. Trucking

Buka JO → tab Trucking

Klik "Tambah Kendaraan"

Isi: Vendor, Driver, Plat Nomor, Rute, Jadwal

Driver berangkat → update status DEPARTED

Barang sampai → update status DELIVERED

Upload foto POD (Proof of Delivery)

Status → POD RECEIVED

9. Invoice ke Customer (AR)

Multi-Party Billing

Satu JO bisa menghasilkan beberapa invoice ke pihak berbeda (Consignee, Overseas Agent, Trading House).

Buka menu Keuangan → AR Invoicing

Pilih JO yang akan diinvoice

Pilih Billing Party (bisa multi-party)

Import line items dari JO

Set Payment Terms dan Due Date

Generate Faktur Pajak (jika PKP)

Klik "Send to Customer"

Catat pembayaran → "Record Payment"

10. Vendor Invoice (AP)

🏢 Vendor Eksternal

Shipping Line, EMKL, Trucking Vendor → menciptakan AP/Hutang

🚛 Armada Internal

BBM, Tol, Uang Jalan → biaya internal, tidak ada AP

Buka Keuangan → AP Invoice

Pilih tipe: Vendor Eksternal atau Armada Internal

Pilih JO terkait

Input data vendor dan line items

Upload scan invoice + Faktur Pajak

Submit for Approval

Setelah approved → schedule payment

11. Approval

Matrix Approval:

Nilai	Approver
< Rp 5 juta	Traffic Officer
Rp 5 – 25 juta	Supervisor
Rp 25 – 100 juta	Manager
> Rp 100 juta	Direktur / Owner

Cara Approve:

Klik 🔔 di header → lihat notifikasi pending

Atau buka menu Keuangan > Approval

Klik "Review & Proses"

Lihat ringkasan dokumen lengkap

Klik "Setujui" atau "Tolak"

12. Chat & Komunikasi

Kolaborasi Terintegrasi

Chat KayOcean terhubung langsung dengan data operasional. Percakapan di JO Thread otomatis tersimpan sebagai Activity Log pada Job Order terkait.

Jenis Percakapan:

👥

Channel

Grup per divisi/topik. Contoh: # operasional, # keuangan

💬

Direct Message

Pesan pribadi antar user. Real-time, terenkripsi

⚙️

JO Thread

Linked ke Job Order. Pesan jadi audit trail

Cara Menggunakan Chat:

Klik menu "Chat" di sidebar atau icon 💬 di header

Di sidebar kiri: pilih channel, DM, atau JO Thread yang ingin dibuka

Ketik pesan di kotak input bawah → tekan Enter untuk kirim

Shift + Enter untuk baris baru (multi-line)

Klik icon 👥 di header chat untuk melihat anggota room

Klik "+" di sidebar untuk membuat channel baru

Notifikasi Chat:

Badge merah di icon 💬 header menunjukkan jumlah room dengan pesan baru

Badge otomatis hilang setelah Anda membuka room tersebut

Notifikasi di-refresh otomatis setiap 10 detik

Penanggung Jawab:

Semua User:Dapat mengirim & menerima pesan di channel yang diikuti

Owner/Manager:Membuat channel baru, menambah anggota

13. Laporan & Grafik

Analytics Terintegrasi

Seluruh data operasional otomatis dihitung menjadi laporan real-time. Owner mendapat akses penuh ke semua grafik analytics.

Fitur Laporan:

📊 Revenue & Cost Bulanan

Bar chart perbandingan pendapatan vs biaya per bulan

📈 Trend Profit Margin

Area chart pergerakan margin profit 6 bulan terakhir

🥧 Distribusi Layanan

Pie chart proporsi Sea Import, Export, Air, Domestic

🏢 Perbandingan Cabang

Horizontal bar chart revenue per cabang

👥 Top 5 Customer

Progress bar customer dengan kontribusi revenue tertinggi

🍩 Status Job Order

Donut chart distribusi status (Completed, In Progress, dll)

Menu Laporan Profitabilitas:

Buka menu Keuangan → Laporan

Filter berdasarkan: Periode, Cabang, Jenis Layanan, Customer

Lihat ringkasan: Total Revenue, Cost, Profit, Margin rata-rata

Tabel detail per Job Order

Klik "Export CSV" untuk download data ke Excel

Papan Control (Control Center):

Buka menu Papan Control dari sidebar

Pilih view: Kanban / Timeline / Table

Filter berdasarkan status, officer, customer, direction

Klik JO card untuk melihat detail di side panel

KPI strip di bagian atas menunjukkan ringkasan real-time

14. Peran & Hak Akses

Role	Akses
Owner	Semua modul, semua cabang, approval tertinggi
Branch Manager	Semua modul cabang sendiri, approval level 2
Sales	Quotation, SO, Customer, JO (buat)
CSO	JO (monitor), Dokumen, Trucking
Traffic/Ops	JO (eksekusi), Booking, Trucking
Finance	Invoice AR/AP, Pembayaran, Laporan
Admin	Master data, User, Cabang, Settings

PT Key Ocean Forwarding